第一章 總 則
　　第一條 為規(guī)范山西向吉律師事務所（以下簡稱“向吉所”）業(yè)務檔案的管理，統(tǒng)一律師業(yè)務檔案管理工作制度，根據《中華人民共和國檔案法》、司法部和國家檔案局制定的《律師業(yè)務檔案管理辦法》等有關規(guī)定，結合向吉所的實際情況，特制定本規(guī)定。
第二條 律師業(yè)務檔案是反映律師承辦案件的真實記錄，反映律師維護當事人合法權益，維護法律正確實施的情況，是重要的專業(yè)檔案，具有參考利用價值。 
律師業(yè)務檔案由向吉所集中、統(tǒng)一管理。
向吉所全體律師承辦業(yè)務所形成的文件材料，必須嚴格按照本規(guī)定的要求立卷、歸檔。 
　　向吉所配備業(yè)務檔案管理人員，負責本所業(yè)務檔案的日常管理工作。 
第三條 律師業(yè)務文書材料應在訴訟案件或非訴訟事務辦結后一個月內整理立卷、裝訂成冊并移交向吉所檔案管理人員保管。
案卷的整理由承辦律師負責，案卷的裝訂由律師所指定承辦律師、助理或檔案管理人員負責。向吉所應將立卷歸檔的有關責任落實到人。  
第四條 檔案室未經檔案管理人員允許，其他人員不得進入或翻閱。
第五條 律師所檔案管理人員的職責： 
（一）負責收集、整理、保管、統(tǒng)計或裝訂本所的業(yè)務檔案及有關資料，確保檔案的完整和齊全； 
（二）督促、檢查律師業(yè)務檔案材料的立卷歸檔； 
（三）嚴格遵守保密制度，保守國家機密和當事人秘密； 
（四）完成領導交辦的有關檔案工作的其他任務，服從向吉所的管理。
　　第六條 律師業(yè)務檔案實行分類管理，一般分為訴訟、非訴訟和涉外三類進行歸檔。其中：訴訟類包括刑事（含刑事辯護和代理）、民事代理、經濟訴訟代理、行政訴訟代理；非訴訟類包括法律顧問、仲裁代理、咨詢代書及其他非訴訟法律事務；涉外類根據具體情況確定分類。
　　第七條 律師業(yè)務檔案按年度一案一卷、一卷一號原則立卷歸檔。
　　兩個以上律師共同承辦同一法律事務，一般應合并立卷，但不同律師事務所律師合辦的案件或法律事務除外。
　　律師承辦跨年度的業(yè)務，要在辦結年立卷歸檔。
　　律師擔任常年法律顧問，要做到一單位一卷。
第二章 案卷材料的收集、整理和排列順序
第八條 律師承辦業(yè)務形成的文件材料，應嚴格按照本辦法規(guī)定的要求立卷歸檔。 
律師承辦案件中使用的各種證明材料、往來公文、談話筆錄、調查記錄等，都必須用鋼筆或簽字筆書寫、簽發(fā)，或用電腦打印，要求字體整齊、清晰，以便歸檔。 
第九條 律師接受委托并開始承辦法律事務時，即應注意收集保存有關材料，著手立卷的準備工作。 
第十條 律師在法律事務辦結后，應及時全面整理、檢查辦理該項法律事務的全部文書材料，要補齊遺漏的材料，去掉不必立卷的材料。 
第十一條 律師立卷歸檔過程中，內容相同的文字材料一般應只存一份，但有特別批示的材料除外。 
第十二條 下列文書材料，可不立卷歸檔：
（一）委托律師辦理法律事務前有關詢問如何辦理委托手續(xù)的信件、電文、電話記錄、談話記錄以及復函等； 
（二）沒有參考價值的信封； 
（三）其他律師事務所委托代查的有關證明材料的草稿；
（四）未經簽發(fā)的文電草稿、歷次修改草稿（定稿除外）。 
　　第十三條 對已提交給人民法院、仲裁機構或有關部門的證據材料，應將其副本或復印件入卷歸檔，其他未提交的由當事人提供的證據材料原件應還給當事人并做好簽收記錄。 
　　第十四條 對不能附卷歸檔的實物證據，承辦律師可將其照片及證物的名稱、數量、特征、規(guī)格、保管處所、質量檢查證明等記載或留存附卷后，分別保管。 
第十五條 律師業(yè)務檔案應按照封面、卷內目錄、案卷材料、辦案質量監(jiān)督卡、備考表卷的順序排列。案卷內檔案材料的具體參考順序為：
（一）刑事卷 
1、向吉所接案審批表； 
2、收費憑證； 
3、委托辯護或代理合同、委托書或指定書； 
4、閱卷筆錄； 
5、會見犯罪嫌疑人、被告人、委托人、證人等筆錄； 
6、調查材料； 
7、承辦人提出的辯護或代理意見； 
8、集體討論記錄； 
9、起訴書、上訴書； 
10、辯護詞或代理詞； 
11、出庭通知書； 
12、裁定書、判決書； 
13、上訴書、抗訴書； 
14、辦案小結。 
（二）民事代理卷 
1、向吉所接案審批表； 
2、收費憑證； 
3、委托代理合同、委托書； 
4、起訴書、上訴書或答辯書； 
5、閱卷筆錄； 
6、會見當事人談話筆錄； 
7、調查材料（證人證言、書證等）； 
8、訴訟保全申請書、證據保全申請書、先行給付申請書和法院裁定書； 
9、承辦律師代理意見； 
10、集體討論記錄； 
11、代理詞； 
12、出庭通知書； 
13、庭審筆錄； 
14、判決書、裁定書、調解書、上訴書； 15、辦案小結。 
（三）法律顧問卷
1、聘請法律顧問合同； 
2、聘方基本情況介紹材料； 
3、收費憑證； 
4、辦理各類法律事務（如起草規(guī)章、審查合同、參與談判、代理解決糾紛、提供法律建議或法律意見、咨詢或代書等）的記錄和有關材料； 
5、協(xié)議存續(xù)、中止、終止的情況； 
7、工作小結。 
（四）其他非訴訟法律事務 
1、非訴訟法律事務委托合同； 
2、收費憑證； 
3、與委托人談話筆錄； 
4、委托人提供的證據材料； 
5、調查材料； 
6、律師出具的法律意見，或草擬的法律文書、辦理具體法律事務活動的記錄等； 
7、工作小結。
以上排列順序供參照。案卷內檔案材料的排列順序應按照訴訟、非訴訟案件辦理程序的客觀進程或時間順序進行排列，做到排列條理清晰，內容齊全、詳實。 
第十六條 行政訴訟代理、經濟訴訟代理和仲裁代理卷順序參照民事代理卷排列。 
咨詢代書卷分別按年度及時間順序排列。 
涉外類卷分別參照國內同類卷順序排列。 
第十七條 終止委托的業(yè)務，承辦律師仍應按上述各類業(yè)務排列順序歸檔，承辦律師應將委托人要求終止委托的書面文字材料、承辦律師對終止委托原因的情況說明和律師所主任的審批意見收入卷中，排在全部文書材料之后。  
第三章 立卷編目和裝訂
第十八條 律師業(yè)務檔案一律使用阿拉伯數字逐頁編號，兩面有字的要兩面編號。頁號位置正面在右上角，背面在左上角（無字頁不編號）。 
第十九條 立卷人用鋼筆或毛筆逐項填寫案卷封面，也可用電腦排版打�。惶顚懟虼蛴【韮饶夸�，內容要整齊，字跡要工整。 
第二十條 有關卷內文書材料的說明材料，應逐項填寫在備考表內。 
第二十一條 承辦案件日期以委托書簽訂日期或人民法院指定日期為準；結案日期以收到判決書（裁定書、調解書）之日為準；法律顧問業(yè)務的收結日期，以聘請法律顧問合同的簽訂與終止日期為準；其他非訴訟法律事務，以委托事項辦結之日為結案日。 
第二十二條 律師業(yè)務文書材料裝訂前要進行整理。去掉重復的文件，如有原件正本則留存正本；對破損的材料要修補或復制，復制件放在原件后面。對字跡難以辨認的材料應當附上抄件。主要外文材料要翻譯成中文附后。卷面為A4紙，窄于或小于卷面的材料，要按卷面大小折疊整齊。需附卷的信封要打開平放，郵票不要揭掉。文書材料上的金屬物要全部剔除干凈。 
第二十三條 案卷裝訂一律使用棉繩，三孔釘牢。在線繩活結處需貼上律師事務所封簽，并在騎縫線上加蓋立卷人的姓名章。  
第二十四條 裝訂檔案應統(tǒng)一使用律師所印制的案卷封面、封底、卷內目錄。
第四章 歸 檔
第二十五條 律師業(yè)務文書材料在法律事務辦結后一個月內立卷歸檔。檔案管理人員接收立卷的檔案材料或裝訂成冊的檔案時要進行嚴格審查，對不符合立卷規(guī)定要求的，一律退回立卷人重新整理。卷內檔案材料完整、齊全，經檢查全部合格后，辦理移交手續(xù)。 
第二十六條 涉及國家機密、商業(yè)秘密或個人隱私的律師業(yè)務案卷均應列為密卷，確定密級，在歸檔時應在檔案封面或左上角加蓋密卷章。 
第二十七條 隨卷歸檔的錄音帶、錄像帶等聲像檔案，要在每盤磁帶上注明當事人的姓名、內容、檔案編號、錄制人、錄制時間、逐盤登記造冊歸檔。  
第五章 檔案的接收和管理
第二十八條 檔案管理人員接收案卷時，應按照《律師業(yè)務檔案立卷歸檔辦法》的要求，檢查案卷質量，并按規(guī)定辦理歸檔手續(xù)，在案卷封面左上角應蓋“歸檔”章。 
第二十九條 按類別（分訴訟、非訴訟和涉外三種）、保管期限、年度順序排列編號，絕密案卷單獨編號。十年為一斷號。 
第三十條 同一案件由于審級改變或其他原因形成幾個案號的案卷，應合并保管，合并保管原則是按時間順序形成的后卷隨前卷保管。 
第三十一條 檔案管理人員要熟悉所藏檔案的情況，主動了解業(yè)務部門和有關人員各項工作對利用檔案的需要，積極做好提供利用工作。 
第三十二條 檔案管理人員必須編制《案卷目錄》和必要的檢索卡片。
第六章 檔案的借調和查閱
第三十三條 向吉所應建立業(yè)務檔案借閱制度。經向吉所主任同意借出的檔案，檔案管理人員必須履行借閱登記手續(xù)，并限定借閱期限。因特殊情況不能按期歸還的，應辦理延期手續(xù)。 
借閱人員必須妥善保管檔案，按規(guī)定期限歸還，嚴禁剪裁、折疊、涂改、作標記、污損、折卷撕頁等破壞檔案的行為。 
第三十四條 原案件承辦人因工作需要，履行借閱手續(xù)，可以調閱原承辦案件已歸檔的檔案。但有規(guī)定須經向吉所主任批準的除外。 
第三十五條 同級或上級司法行政機關的律師管理部門因工作需要借閱律師業(yè)務檔案的，應出示正式調卷函件，并應履行借閱登記手續(xù)。 
第三十六條 人民法院、人民檢察院和有關國家機關因工作需要，要求查閱有關檔案的，應出示正式查卷函件，經律師事務所主任同意后辦理查閱手續(xù)。借出時要查點清楚，辦理正式借據，并限期歸還。借出的檔案不得轉借給其他單位和個人使用。 
其他單位或個人一般不得借閱和查閱律師業(yè)務檔案。因特殊情況必須查閱的，須經向吉所主任批準。 
第三十七條 凡涉及國家機密、商業(yè)秘密或個人隱私的律師業(yè)務檔案，以及當事人要求保密的檔案，一般不得借閱和查閱。因特殊情況必須查閱的，須經律師所主任批準。 
第三十八條 凡經批準允許查閱的檔案，可以摘抄或復印所查閱的內容，但密級檔案不在此列。 
第三十九條 對查閱或借出的律師業(yè)務檔案，檔案管理人員要督促借閱人按期歸還。還回時如發(fā)現(xiàn)案卷被拆、文件材料短缺、涂改、增刪、污損等情況，應立即向律師所主任匯報并及時追查。 
第四十條 檔案管理人員必須嚴格遵守保密制度，保守國家機密、商業(yè)秘密和當事人秘密。不得違反檔案管理制度向任何人提供檔案和擴大利用范圍，不得向他人泄露檔案的內容。 
第七章 檔案的保管期限
第四十一條 具體業(yè)務檔案的保管期限，參照司法部、國家檔案局制定頒布的《律師業(yè)務檔案保管期限表》確定。 
第四十二條 檔案裝訂成冊后，由檔案管理人員報向吉所主任審閱同意。
第四十三條 向吉所檔案目錄登記簿、檔案收進登記簿、檔案移出登記簿、檔案銷毀登記薄、檔案銷毀批件及檔案檢索卡片列為永久保管。
第八章 檔案的統(tǒng)計和移交
第四十四條 向吉所應建立律師業(yè)務檔案統(tǒng)計制度，對檔案的借出、移交、保管、利用等情況按年度進行統(tǒng)計，并按規(guī)定向主管司法行政機關和同級檔案行政管理部門報送基本情況統(tǒng)計表備案。 
第四十五條 檔案管理人員調動工作時，應在離職前做好檔案移交工作，辦理交接手續(xù)。  
第九章 其 他
第四十六條 其他未盡事宜，參照《中華人民共和國檔案法》、司法部和國家檔案局制定的《律師業(yè)務檔案管理辦法》、《律師業(yè)務檔案立卷歸檔辦法》等有關規(guī)定確定。 
第四十七條 本規(guī)定由山西向吉律師事務所負責解釋。 
第四十八條 本規(guī)定自二O一六年十月一日起實施。